5 claves para hacer del email una herramienta productiva

El próximo domingo 9 de octubre se celebra el Día Internacional del Correo. Aunque su versión electrónica no es la herramienta textual de comunicación profesional casi omnípresente de hace una década, seguimos recibiendo una media de 80 emails y consultamos el correo más de 150 veces al día, pero sólo el 20% de los mensajes que recibimos son relevantes para el trabajo cotidiano.

Para conmemorar este día, la multinacional española especializada en la transformación digital de las empresas Paradigma ha recopilado los principales errores en el uso del correo electrónico y qué alternativas pueden utilizar las empresas para trabajar online de forma colaborativa, en un entorno de información compartida y actualizada como complemento al uso del email:

1. No usar el email como repositorio de documentos. Pese a que es algo muy habitual, no es la función del correo electrónico, ya que está pensado para enviar mensajes de texto y aunque podemos incluir archivos digitales, no permite un trabajo colaborativo sobre ellos. Para tener un repositorio de documentos existen herramientas como Confluence, que facilitan el intercambio de documentación, información y archivos con un alto nivel de organización para grandes proyectos u organizaciones.

2. No utilizar el correo como repositorio de notas y links. Al igual que con los documentos, es un uso habitual del email pero poco productivo, pues solemos tener la información dispersa al distribuirla entre cuadernos, nuestra bandeja de entrada de email y archivos guardados en nuestro ordenador. Una solución efectiva es Evernote, un servicio de libretas digitales con las que mantener organizada la información.

3. Usar etiquetas, filtros automáticos y subjects descriptivos. A pesar de su utilidad, muchas veces nos olvidamos de estas funciones del correo electrónico. Un poco de dominio de la herramienta de correo basta para solventar estos errores, que se unen a otros muy habituales en el uso del email, como tener activadas las notificaciones y consultar el correo demasiado a menudo.

4. Utilizar otras herramientas para la gestión de comunicaciones. Cuando se trabaja en remoto y con un equipo, lo más importante es la comunicación entre los miembros del grupo. Para ello, hay que tener un sistema que permite preguntar, compartir y resolver cualquier cuestión relativa a ese proyecto en tiempo real. Frente al uso del correo electrónico, han surgido alternativas más eficientes como Slack.

5. Evitar su empleo como gestor de tareas. La principal fuente de entrada de nuevas tareas es el email, pero gestionar tareas en el email no es buena idea, porque es muy fácil distraerse y olvidar lo que hay que hacer. Hay herramientas más apropiadas, como Trello, un gestor de tareas que permite el trabajo de forma colaborativa mediante un tablero con listas de tareas que representan distintos estados.