6 consejos para reuniones más productivas

Las reuniones forman parte del día a día de cualquier startup. En muchos casos son necesarias, pero lograr que una reunión sea satisfactoria para todos los participantes, que todo el mundo salga de ella con la sensación de haber solucionado varios temas y con una idea clara de cuáles son los pasos a seguir a continuación, no es nada fácil. De hecho, en muchas ocasiones parece una tarea imposible. Las reuniones son en demasiadas ocasiones simples pérdidas de tiempo en las que se habla demasiado y no se soluciona nada, en las que todos sus participantes solo pueden pensar en todo eso que deberían estar haciendo en su lugar.

¿Deberían desaparecer las reuniones? ¿Deberíamos llegar a la conclusión de que se trata de algo obsoleto que no soluciona nada y encontrar una nueva forma de resolver problemas? Por supuesto que no. Las reuniones, aunque parezca imposible, pueden ser realmente productivas. ¿Cómo? Estos son 6 consejos para lograr reuniones que sirvan para algo.

1. ¿Es de verdad necesaria la reunión? Antes de convocar al equipo de tu startup, pregúntante cuál es el objetivo de esa reunión y si es realmente necesaria. Quizá puedas solucionar tú solo el tema, quizá se pueda arreglar en un par de emails (si se mantienen en el tema, las cadenas interminables de correos electrónicos son la antítesis de la productividad, quizá te baste con levantarte y hablarlo con el miembro del equipo más relevante, quedando solucionado en cinco minutos. Que la reunión sea siempre la última opción.

2. Escoge bien el momento de la reunión. Si es inevitable reunirse, piensa bien en el día y hora para el que convocarás a tu equipo. Lo ideal es hacerlo para esos momentos en los que hay menos cosas que hacer, o en los que hay menos urgencias. Eso sí, ten en cuenta también su estado: combina ese “momentos de poca actividad” con “momentos en los que el equipo está descansado y con la mente clara”. Nunca son los viernes por la tarde.

3. Planifica bien. La preparación es clave para la productividad de las reuniones: asegúrate de que todo el mundo sabe el objeto de la reunión y tiene claro los temas que se van a tratar. Para ello, redacta una pequeña agenda, deja claro quién participará, dónde y cuándo será la reunión y de qué se va a hablar. Si hay personas que tienen que llevar algo específico (algún documento, algún tema, etc.), asegúrate de que se entere para que acuda convenientemente preparado. Distribuye la agenda por mail, y ten también bastantes copias impresas en el momento de la reunión, para los que no hayan hecho esos deberes.

4. Nombra un moderador o líder. Puedes ser tú o cualquier otro miembro del equipo. Esta persona se encargará de ir guiando la reunión siguiendo la agenda, de cortar los temas cuando se están alargando (encargando a alguien ocuparse algo más para hablarlo más tarde, incluso de pensar en reuniones específicas solo con las personas implicadas más directamente), de reconducir la conversación cuando se desvía de lo propuesto.

5. Haz un resumen final. Cuando se decida dar la reunión por concluida, el moderador debería hacer un repaso rápido de las decisiones que se han tomado, los temas que se han pospuesto, y las tareas que se han encomendado a cada asistente. Todo el mundo saldrá con una idea clara de lo que debe hacer y con la sensación de que la reunión no ha sido una pérdida de tiempo. Quien se haya encargado de tomar notas en la reunión, debería redactar este documento resumen y hacérselo llegar también a todos los implicados en la reunión.

6. ¡Haz la reunión de pie! Para reuniones que quieres que sean rápidas (y que puedan serlo), puedes optar por no ofrecer asientos. Será más rápido y fácil, todos los participantes entenderán que hay que ser eficaces, no habrá grandes digresiones y todo acabará antes.