Cómo gestionar mejor tu tiempo en 2016

Con todas las fiestas oficialmente en el pasado la semana que empieza mañana será la primera de verdad entera de 2016, la primera en la que ya no hay excusa posible para iniciar todos esos propósitos que quizá decidimos posponer hasta después de Reyes. A nivel empresarial es muy posible que uno de esos objetivos sea empezar a gestionar mejor nuestro tiempo de verdad. Al fin y al cabo, el tiempo es uno de los activos más importantes en cualquier negocio.

Pero, ¿cómo hacerlo? ¿Cómo lograr que este año sí sea verdad y que conforme pasen los meses notes que haces un uso mucho más efectivo de tu tiempo? Es un proceso de aprendizaje y formación de hábitos que, como todos, no se logra de la noche a la mañana. Pero siguiendo estos consejos, será mucho más fácil arrancarle unos minutos o incluso horas extra al día.

1. Prueba varios sistemas y programas de gestión de tiempo. Una sencilla búsqueda en Google hará que te encuentres con muchos sistemas de gestión de tiempo diferentes. ¿Cuál escoger? ¿Cuál es el mejor? No hay una sola respuesta: todo el mundo es distinto y lo que funciona a tus amigos podría no funcionarte a ti, por lo que lo ideal es ir probando varios para quedarse con el que mejor se adapte a cómo eres.

2. Ten paciencia. Aprender a gestionar mejor el tiempo necesita, cómo no, que le dediquemos tiempo al proceso: tiempo para aprender a utilizar los programas de software que decidamos utilizar (si lo hacemos), para acostumbrarnos, para ver cómo nos manejamos en el día a día… ten paciencia y dale un par de oportunidades a cada sistema antes de cambiarlo por otro.

3. Ten claros tus objetivos. Esto es clave, algo que debes tener siempre a mano para esos momentos en los que quizá te desanimes un poco: ¿por qué quieres gestionar mejor el tiempo? ¿qué objetivos específicos quieres alcanzar? ¿cómo mejorará todo? Recurrir a esos objetivos en horas bajas hará que renueves tus energías y decidas de vale la pena el esfuerzo.

4. No olvides la lista de tareas. Acabamos recurriendo siempre a las listas por una razón: funcionan. Escribir las cosas que queremos hacer (de forma específica, tareas en las que esté claro cómo empezar) no solo ayuda a no olvidarlas, sino también a que de alguna forma nos comprometamos con nosotros mismos a llevarlas a cabo. Eso sí, las listas deben ser realistas: mejor poner pocos puntos y que sobre tiempo para extras que llenar un día de tareas y queden la mitad sin hacer.

5. Divide tu tiempo en bloques (y respétalos). Las listas de tareas solo funcionan si a cada tarea le asignamos una hora y un bloque de tiempo: de tal hora a tal hora haré esto. Ese bloque de tiempo queda así en cierta forma cerrado, reservado para esa tarea, y si lo respetas lo más probable es que logres tu objetivo de forma rápida. Eso sí, sé realista con los tiempos. Quizá las primeras veces te cueste acertar si no estás acostumbrado a fijarte en cuánto te lleva hacer cada cosa, pero poco a poco irás ajustando los tiempos y aprendiendo a dividirte mejor el día.

6. Empieza por lo que menos te apetece hacer. Piénsalo: ¿cuáles son las tareas que suelen hacer que acabes procrastinando? Normalmente son las que menos nos apetece hacer, ya sea porque no nos motivan demasiado (quizá sean aburridas y monótonas) o porque sabemos que nos van a resultar complicadas y las vamos evitando. Haz que tus días sean más fáciles empezando por ellas: cuando las finalices te sentirás motivado y llevarás el resto de la jornada de forma mucho más eficiente.