Cómo hacer que tus empleados abandonen la multitarea

La multitarea es como las oficinas abiertas. Hace unos años eran recomendables, se creía que hacían que la productividad de las empresas se disparase, y los candidatos intentaban dejar claro en sus currículos o en las entrevistas de trabajo que eran expertos malabaristas de tareas. Que además de amar los entornos abiertos (que a nadie se le ocurriese mencionar que trabajaban mejor solos y aislados) eran capaces de hacer varias cosas a la vez.

La ciencia y la propia experiencia, no obstante, dicen lo contrario. Las oficinas abiertas no son tan buena idea (especialmente para los trabajadores de tipo más introvertido), y la multitarea no solo no hace que la productividad aumente, sino que la mata. Parar un momento para ver ese mail del que se acaba de recibir una notificación hace que tardemos unos 25 minutos en volver a concentrarnos en la tarea que estábamos realizando. ¡25 minutos! ¿Y de verdad en todo ese tiempo no va a haber más interrupciones? Erradicar la multitarea en tu empresa, o por lo menos reducirla, depende en parte de ti.

1. Deja claro que valoras más la capacidad de concentración que la de hacer varias cosas a la vez. La idea de que la multitarea es algo buscado y valorado está todavía muy extendida, por lo que es importante que dejes claro a tus empleados que no es así. Predica con el ejemplo: di que no te molesten porque vas a estar trabajando en algo determinado y, por supuesto, no interrumpas a tus empleados cada dos por tres.
2. Fija un bloque diario en el que dedicarse a una sola cosa. Abandonar del todo la multitarea no es posible y quizá ni recomendable, pero sí asegurarse de que durante un par de horas al día tus empleados se concentran en un solo proyecto. De tal a tal hora cada día -a ser posible, en el momento más tranquilo -toca apagar notificaciones, desconectarse de Internet (si es posible), y alejar teléfonos móviles. Si es posible que toda la empresa se dedique a esto a la vez, el espíritu de equipo y la concentración general será motivadora.
3. Esfuérzate por dejar claras las prioridades. Lo normal es que cada empleado tenga distintas responsabilidades y tareas diversas, pero eso no significa que tengan que estar haciéndolo todo a la vez. Asegúrate de dejar claro qué es prioritario y qué puede esperar.
4. Ofrece formación. Cualquiera que haya intentado la unitarea sabe que no es fácil. Nuestro cerebro está tan acostumbrado a moverse, distraerse y cambiar de punto de concentración cada poco tiempo que ser capaces de no mirar el móvil, consultar el correo, o abrir una pestaña nueva en el navegador es más difícil de lo que parece. Si quieres que tus empleados lo logren, invierte en algún curso de formación en el que aprendan técnicas para dejar atrás la multitarea constante.
5. Valorad los resultados. Una vez a la semana haz que tus empleados te cuenten a qué proyectos dedicaron sus horas de unitarea y cómo han avanzado en ellos. Así no solo podrás medir mejor y más de cerca cómo va la empresa, sino que tus propios empleados serán más conscientes de lo productivos que son cuando se concentran en una sola tarea.