Gestión documental en la nube para las jóvenes empresas

Ahorrar desde el primer día. Cuando se inicia una aventura empresarial, especialmente en el actual entorno económico, este difícil objetivo es una de las prioridades que se plantean muchos emprendedores. Y, junto a los aspectos económicos, la rapidez y la facilidad de acceso a la información de negocio son factores críticos a la hora de poner en marcha una empresa.

Pero las soluciones de gestión documental van más allá del ahorro: suponen una herramienta muy útil para garantizar la flexibilidad y movilidad del negocio. Acceder a la información desde dispositivos móviles en cualquier lugar y en cualquier momento, fomentar la colaboración en los equipos de trabajo y permitir una continua adaptación tanto a los procesos particulares del negocio como al volumen de trabajo son algunas de las posibilidades que ofrecen este tipo de herramientas. Todo ello, por supuesto, acompañado de la garantía de una alta disponibilidad y seguridad.

En el caso de los emprendedores, sin embargo, mantener una infraestructura propia de hardware y software, actualizada de forma continua, puede suponer un coste excesivo. El modelo que mejor se adapta a las jóvenes empresas es el del pago por uso facilitado por los nuevos sistemas en la nube (SaaS, o Software as a Service). En el modelo SaaS, el software y los datos de la empresa se alojan en servidores externos en data centers seguros y los usuarios acceden a través de la web, por lo que solo necesitan una conexión a Internet.

¿Cómo funciona la gestión documental en la nube? Con solo una conexión a Internet y un navegador, o mediante aplicaciones locales en PC –si así lo prefiere el usuario–, este tipo de soluciones permite almacenar, buscar, localizar y procesar la información de la empresa en la nube, de forma inmediata y extremadamente sencilla. Sin tener que hacer nada, la empresa dispondrá de copias de seguridad diarias, y las comunicaciones y datos transmitidos estarán completamente seguros ya que la información viaja cifrada vía HTTPS. Los documentos en papel pueden escanearse en el equipo multifunción y clasificarse, indexarse y enviarse directamente a la nube para su almacenamiento. En medio de una reunión con un cliente, se pueden buscar e imprimir documentos en el MFP desde la nube. O automatizar el proceso de captura e indexación directo a la nube mediante OCR y códigos de barras.

Una característica básica que demandan los emprendedores es la facilidad de uso. Por ello, las soluciones de gestión documental deben estar conectadas con los sistemas habituales de procesamiento de texto, correo electrónico u otras aplicaciones, para permitir el guardado e indexación automáticos de los documentos, con sus correspondientes propiedades. Esto, además, permite, por ejemplo, hacer búsquedas por índices y por texto completo, o capturar en la pantalla los campos necesarios para buscar, escanear o almacenar un documento.

En el último informe Office Insights de Canon, un 30% de los empleados encuestados declaró que no podría hacer su trabajo diario sin acceso a una impresora o un dispositivo multifunción. Esta situación se repite en el caso de los emprendedores, acostumbrados además a trabajar en remoto fuera de la oficina, ya sea visitando a clientes o realizando tareas desde casa. La movilidad es, por tanto, un elemento esencial dentro de la gestión documental. Y, para que el trabajo en remoto sea completamente seguro, el acceso e intercambio de los documentos debe estar controlado y ofrecer las mismas funcionalidades que cuando se utilizan las aplicaciones locales.

La gestión documental desde la nube ayuda, en definitiva, a ahorrar tiempo, incrementar la eficiencia y facilitar el día a día del emprendedor.