HP lanza una solución para la digitalización, gestión y control del archivo documental

Las empresas públicas y privadas tienen la obligación legal de conservar documentos de importancia para poder recurrir a ellos en el futuro si fuera necesario. Estos documentos, almacenados en papel hasta hace unos años, han empezado a guardarse en archivos electrónicos, donde conviven los ejemplares de papel digitalizados, con los nuevos documentos digitales actuales.

Ante este panorama, “las compañías tienen que hacer frente al problema de digitalización, los costes de almacenamiento, y la gestión de sus archivos documentales, además del cumplimiento de la legislación vigente en esta materia”, ha explicado Luis Buezo, director de la práctica de seguridad de HP española.

Para ello, HP ha presentado una propuesta “única” en el mercado, pues proporciona una visión completa del proceso de expediente digital y de la custodia segura, además de su conservación a lo largo del tiempo. Según Jordi Cardona, gerente de identidad digital de HP en España, eCustodia de HP cubre todo el ciclo de vida de los archivos electrónicos, “automatizando significativamente el proceso”. En primer lugar se capturan los documentos físicos y electrónicos, de forma automática se extraen los metadatos o información relevante, y por último se clasifica para su posterior recuperación cuando fuera necesario.

Cada documento tiene una vida útil específica, y esta herramienta permite almacenar la información durante el tiempo preciso, manteniendo su validez jurídica y técnica, es decir, garantizando la validez de la firma electrónica y asegurando la legibilidad de los documentos con el paso de los años con formatos compatibles.

Vea la entrevista completa a los responsables de HP eCustodia: