La colaboración en la gestión integral de documentos

Los cambios en la industria del software de gestión documental que se están apreciando, vienen motivados principalmente por la convergencia de la tecnología, las necesidades de aplicaciones, las acciones de los fabricantes de infraestructuras y el impacto de las prácticas de negocio Internet.

Todos estos factores están produciendo un cambio en los hábitos de los usuarios y ha impulsado las herramientas de colaboración, y las aplicaciones utilizadas. Por ejemplo, las redes sociales profesionales permiten ampliar el círculo de socios, el blog crea una mayor proximidad entre el personal de la compañía y los wiki son un escaparate que revela la participación de todos en las iniciativas del grupo. El uso de estas herramientas de colaboración está complementando los proyectos de gestión del conocimiento.

Con la difusión de Internet y el auge de la Web 2.0, la masa de información disponible crece a diario con varias decenas de miles de millones de páginas web que se duplican cada 6 meses. De esta información más del 90% se encuentra en formato no estructurado, factor que se ha transformado en un gran desafío para las nuevas aplicaciones colaborativas como puede ser la web 3.0.

Las nuevas aplicaciones deben aprovechar el valor añadido en estos ámbitos de conocimiento, facilitando el acceso a la información. Para ello, es necesaria la extracción automática del conocimiento basada en tecnologías semánticas y lingüísticas. Además de las redes sociales, la web semántica es uno de los pilares del futuro trabajo de colaboración, lo que hace cada vez más necesario profesionalizar el despliegue de estás nuevas redes de negocio.

Actualmente, existe una clara necesidad de potenciar la integración de las tecnologías de la web semántica con los sistemas de gestión documental de la empresa. Así se pueden desarrollar de manera natural sistemas basados en conocimiento y atender de forma exacta, las demandas de información por parte de los usuarios. Es aquí donde los motores de búsqueda corporativos cobran un papel importante para la empresa.