Madruga y apaga notificaciones o cómo ser productivo según los CEOs de startups españolas

Perder el tiempo y evitar hacer lo que deberíamos estar haciendo es algo contra lo que lucha el ser humano desde que está o se siente obligado a hacer cosas que no le apetece o no quiere o le da miedo hacer. El término procrastinación, tan de moda en los últimos años -gracias a Internet y todas las tentaciones que ofrece para el procrastinador en serie -, es de origen latino, lo que indica que este mal existe, por lo menos, desde entonces.

La obsesión actual, no obstante, no tiene precedentes. Según la herramienta Ngram Viewer de Google, que permite ver cuánto se utilizaron determinadas palabras en los libros a lo largo del tiempo, registra las primeras apariciones de “procrastinación” (en castellano) en la segunda mitad del siglo XIX. Desde entonces, la línea es más o menos estable a lo largo del siglo XX, hasta llegar al año 2000, cuando el uso de la palabra se dispara de forma casi vertical. (En inglés, curiosamente, la palabra se usaba menos en 2008, último año que registra la herramienta, que a principios del siglo XIX).

Google Trends registra la continuación de esa tendencia, desde el año 2007 hasta la actualidad, las búsquedas de tanto procrastinación como, especialmente, procrastinar, no han hecho más que aumentar.

La forma en la que los usuarios son bombardeados también a través de redes sociales con artículos sobre cómo ser más productivo es otro ejemplo de esa obsesión. Los mejores trucos de productividad, los hábitos de las personas más productivas, cómo vencer a la procrastinación… con tanto consejo parecería que quien sigue perdiendo el tiempo es porque quiere. Pero ¿qué hace la gente de verdad, especialmente aquellos con las agendas más apretadas?

En el mundo de la tecnología enseguida se piensa en los CEOs como las personas que más tareas tienen que intentar realizar cada día: reuniones, emails, gestión de equipos, creatividad, etc. Como en todo, cada maestrillo tiene su librillo y cada persona el método que mejor se adapta a su forma de ser. ¿Cómo hacen los CEOs de startups españolas para lograr combatir la improductividad?

La rutina diaria

¿A qué hora levantarse y empezar a trabajar? ¿Es recomendable contestar emails ya antes de desayunar? ¿Ir a la oficina directamente o aprovechar la primera hora de la mañana para hacer otras cosas? ¿Es posible compaginar vida personal y profesional? Si bien en la vida de CEO lo de tener un día “normal” es difícil de definir, en principio todos coinciden en algo que recomiendan también los expertos en productividad: empezar la jornada temprano. La continuación, eso sí, ya es más variada.

“Suelo levantarme entre las 7 y 7:30, si no hay viaje de por medio”, cuenta José Ángel Cano, CEO de Wonnova, que aunque lo primero que hace es “responder lo más urgente de mi inbox desde el móvil”, tiene también claras otras prioridades. Antes de lanzarse a la jornada de trabajo, si no tiene nada muy urgente, intenta “llevar a mi hija al cole”. La conciliación es, en su opinión, “fundamental, prioritaria y viable, aunque haya que sacrificar algunas horas de sueño”.

Otro de los que mira el mail nada más levantarse es Nono Ruiz, CEO de Chicfy, que explica que lo hace solo para contestar lo más urgente. El resto se lo deja para el domingo, “día de respuesta de email oficial”. Tras hacer esto, repasa cómo fue el día anterior y sale para la oficina, adonde suele llegar “entre las 8:00 y las 8:30”.

Las mañanas de Quique Gonzalo, CEO de la startup de productividad Hightrack, siguen una rutina que asegura que ha ido “perfeccionando” con los años. “Me levanto entorno a las 8 y sin despertador (incluidos los fines de semana)” y a continuación pone música, se ducha y sale a pasear a su perra. Nada de mirar el mail a primera hora. Eso sí, el paseo lo aprovecha para “pensar y generar nuevas ideas o para solucionar problemas”.

El resto del día, una vez en la oficina (o desde casa en el caso de José Ángel Cano, que asegura que en Wonnova el equipo se reúne para “poner temas en común”, pero puede “gestionar su tiempo y mejorar su productividad” con flexibilidad), es variable, pero cada uno se ha organizado una rutina preferida más o menos estable.

Gonzalo, de Hightrack, sigue el popular método GTD-Getting Things Done® e intenta dedicar sus dos primeras horas de la jornada a acabar cuantas más tareas posible. Tras esto, abre el mail y gestiona la bandeja de entrada. Antes de comer aprovecha para “hacer/responder llamadas, mensajes y tener las reuniones de equipo”. La tarde la deja para “reuniones externas” y tareas que requieren menos energía.

Ruiz, por su parte, dedica buena parte del día a tener reuniones con el equipo, diseñar estrategias, hablar de productos y proponer mejoras; aunque aprovecha la tarde para “adelantar trabajo de sentarme delante del portátil”. A veces también se queda en casa trabajando para “darle al coco, tranquilo y destripando nuevas ideas”.

Las apps ya sustituyen al papel

¿Agendas clásicas de papel llenas de garabatos que ocupan todo el espacio en blanco? Son cosa del pasado, especialmente y sobre todo, como es lógico, en el mundo de la tecnología. Pese a casos más extraños como el del CEO de Chicfy, que asegura querer “volver a pasarme a boli y libreta” (aunque su actualidad es puramente tecnológica), la realidad es digital.

Quique Gonzalo cuenta la transición que siguió él para pasarse del mundo analógico al digital. “Mis primeros pasos en productividad fueron gracias a las agendas de papel, los post-its y archivadores”, cuenta el CEO de Hightrack, que asegura haberlos sustituido por su propia app, “Evernote y Dropbox”, respectivamente. Son las apps que define como imprescindibles en su vida, además de Spotify que, “junto con unos buenos cascos, es uno de los mejores aliados de la concentración”. Además, a nivel básico es usuario de Chrome, Mail para Mac, Whatsapp y Telegram. Eso sí, tanto su ordenador como su smartphone están siempre “con las notificaciones desactivadas”.

El papel ha sido abandonado también por completo por el CEO de Wonnova, que lo usa solo “en caso de emergencia”. Cano asegura que “trabajar en multidispositivo y en la nube es imprescindible para que todo esté sincronizado”. En cuanto a las imprescindibles, cita la agenda de Contactos del Mac, el Calendario y Mail. “Además, somos muy fans de Redbooth para la gestión de tareas, Insightly como CRM y Evernote”, añade.

Una de las cosas que hacen bastante los CEOs por temas de trabajo es viajar, algo que siempre supone un reto a la hora de mantener niveles de productividad y rutinas. Es cuando toca aprovechar ratos muertos y pequeños huecos al máximo. “Cuando estoy de reuniones suelo pasarme al móvil y respondo en cualquier momento: entre reuniones, en huecos muertos o tomando un café”, cuenta el CEO de Wonnova, que admite que “cualquier momento es bueno para sacar adelante tareas o desbloquear temas y que puede hacerlo hasta mientras espera “a que se ponga el semáforo en verde”. Las tareas que exigen más desarrollo, eso sí, suele dejarlas para cuando puede tener el portátil.

El portátil es un gran aliado de la movilidad. Ruiz, por ejemplo, que suele viajar por temas profesionales solo una vez cada dos meses, explica que normalmente va en AVE, por lo que se lleva consigo “portátil y pincho”. Gonzalo, por su parte, insiste en las ventajas de su propia app, gracias a la que sabe “qué tareas puedo realizar en cualquier momento y situación”, lo que le permite “aprovechar al máximo los viajes”.

La batalla contra la improductividad: cuándo aparece y cómo salir de ella

A pesar de haber desarrollado y perfeccionado sus rutinas para aprovechar al máximo el tiempo y lograr rendir y optimizar en cada minuto, nadie parece escapar a momentos de improductividad. Ya sea porque el cerebro se ha cansado, porque toca realizar tareas que llevan mucho más tiempo del que deberían, o por interrupciones continuas, nadie es inmune a la sensación de estar perdiendo tiempo de vez en cuando.

“No tengo ninguna duda de que la mayor pérdida de tiempo son los desplazamientos, y más en una ciudad como Madrid”, explica José Ángel Cano, de Wonnova. “Y, por supuesto, tengo momentos de improductividad”, normalmente “motivados por una sobrecarga de tareas”. Nono Ruiz, de Chicfy, explica que en su caso son las reuniones y los mails lo que más tiempo le consume. A las primeras las califica como “necesarias”, pero admite preferir “una llamada” a tener que leer y contestar emails.

Pero ¿qué hacer cuando aparecen esos momentos de improductividad que todo el mundo tiene de vez en cuando? El CEO de Chicfy lo tiene claro. Para él son “las interrupciones” lo que provocan esa “perdida de foco”, por lo que intenta evitarlas quedándose “un día en casa tranquilo y sin mucho ruido”. Cano, de Wonnova, coincide en que las interrupciones son las culpables, por lo que hay que dejarlas de lado y “recuperar la concentración”.

Quique Gonzalo, de Hightrack, confiesa que durante “muchos años” fue una persona muy improductiva, y que a veces todavía entra en esa espiral, pero que ha aprendido a salir de ella. “Lo primero es darme cuenta de que me encuentro en ese estado en el que me distraigo fácilmente o en el que soy consciente de que estoy dejando de hacer una tarea”, explica. Cuando esto ocurre se da “un descanso de cinco minutos” durante el que piensa “cuál es la siguiente acción que puedo realizar y qué beneficios voy a obtener al terminarla”. Su mejor truco, eso sí, es preguntarse “para qué quiero ser más productivo”, ya que le ayuda a fijar objetivos y “generar hábitos” que le lleven a conseguirlo.

¿Y si todo falla? Cano tiene la respuesta. “Desconectar completamente, hacer algo diferente y volver después o mañana”. Una cabeza fresca tras una noche de descanso es el único consejo de productividad en el que todo el mundo coincide. Dejar para mañana lo que, por mucho que lo intentas, no eres capaz de hacer hoy.