Canalizando los beneficios de los servicios de impresión gestionados para pymes

El mercado de los servicios gestionados de impresión (MPS, por sus siglas en inglés) está experimentando un crecimiento impresionante y todavía está en proceso de maduración. No debería sorprender, ya que permite a las empresas ahorrar en dos de sus bienes más preciados: el tiempo y el dinero. Existe una importante acogida por parte de las empresas de mayor tamaño (según confirma una investigación reciente de la firma de análisis de TI Quocirca que señala que alrededor de la mitad de las grandes empresas utilizan algún tipo de iniciativa MPS, prevaleciendo las grandes empresas), mientras que las empresas más pequeñas están llevando a cabo de forma mucho más lenta la adopción de lo que, para muchos, es una opción clara.

En 2014, Quocirca estimó que alrededor del 20% de las pymes en Europa estaban utilizando servicios básicos de impresión de algún tipo. Se trata de un dato sorprendentemente bajo, y llama la atención el hecho de que los MPS no estén siendo adoptados de forma generalizada por las pymes como forma de gestionar sus recursos de impresión teniendo en cuenta los evidentes beneficios que ofrecen. Los informes del sector han señalado que el 75% de las pymes cuentan con la impresión como apoyo básico en sus actividades más importantes de negocio. Sin embargo, encargarse uno mismo de la gestión de la impresión da como resultado gastos excesivos en tiempo y dinero para la empresa a todos los niveles; desde la reposición de suministros en el momento adecuado hasta la previsión y gestión de los costes. Se trata de recursos que podrían invertirse en otras áreas, ayudando a crecer a las pequeñas empresas. En cuanto a los principales desafíos a los que se enfrentan las empresas en cuanto a la gestión de impresión, se señalan el control de costes y los tiempos de inactividad; dos factores que pueden abordarse mediante la adopción de los MPS.

Los beneficios de los servicios gestionados de impresión pueden ser numerosos y rentables, dependiendo de qué tan amplio sea el despliegue, habiendo especialistas de MPS en el canal de TI es absolutamente fundamental que las pymes sean plenamente conscientes de estos beneficios. Mediante la total externalización de la gestión de la infraestructura de impresión a manos de especialistas en el canal y proveedores de soluciones, las empresas de cualquier tamaño pueden reducir los excesos de inversión en tiempo y dinero, así como acabar con los quebraderos de cabeza que generan, por ejemplo, el mantenimiento y las preocupaciones sobre el tiempo que se quedan fuera de servicio, ya que gracias a los proveedores de canal se garantiza el correcto soporte en el momento oportuno. Los MPS también son flexibles, con soluciones suficientemente ágiles para ofrecer funcionalidad a cualquier infraestructura de la empresa, ya sea en las propias instalaciones físicas o en la nube.

Es un hecho que las grandes empresas se han dado más prisa en adoptar los MPS que sus competidores más pequeños, y existen ciertas razones para ello. Según la investigación de Quocirca antes citada, la creencia de que los MPS son más caros que un enfoque interno es una de las principales barreras a la hora de que las pymes adopten un enfoque centrado en la solución gestionada. Otras razones serían la falta de claridad en cuanto a sus beneficios económicos y no ser conscientes de que los MPS son una opción adecuada también para gestionar la impresión en entornos de menor volumen, lo que pone de manifiesto que la educación del cliente es primordial a la hora de descifrar el enigma de las pymes. Para que esto cambie, el canal de TI debe jugar su papel, y los proveedores de MPS deben mirar qué necesidades tienen las pymes y comenzar a cubrir todas esas demandas. En este caso, la comunicación es clave.

Si los proveedores de MPS trabajan con sus partners de canal para establecer exactamente qué es lo que necesitan las pymes, gracias al conocimiento obtenido de primera mano por las propias experiencias de los distribuidores con este tipo de empresas, los proveedores pueden modelar su oferta de forma que se adapte de forma óptima a cada cliente en lugar de ofrecer unas soluciones que no encajan, como una solución de talla única que no le termina de quedar bien a nadie. Las ofertas pueden ir desde la optimización de un dispositivo simple, pasando por todo el recorrido que lleva a una estrategia de emplazamiento múltiple, y a medida que el proveedor vaya estableciendo soporte y mejoras continuas y personalizadas a sus clientes, será necesario que vaya demostrando y haciendo evidentes cómo se aportan innovación, consultoría, mejora en la productividad y reducción de costes durante los tiempos de despliegue establecidos. Todo esto es absolutamente vital, ya que las pymes no disponen de capital para invertir en una empresa sin tener garantías absolutas de los beneficios que obtendrán al realizar ese cambio.

Como resultado de la digitalización de los procesos de negocio y del contenido en la empresa, Quocirca calcula que alrededor del 20 por ciento de las empresas se han cambiado a contratos de última generación que incorporan el flujo de trabajo de documentos y servicios adicionales como MDS (servicios gestionados de documentos) y servicios de TI (ITS). Para los distribuidores de canal, su experiencia en el sector sigue siendo un elemento diferenciador clave, ya que estos proveedores amplían sus capacidades de automatización de procesos de negocio y elevan el valor de su negocio. Entender lo que necesitan este tipo de empresas es parte de la batalla y los proveedores deben ser conscientes. Lexmark cuenta con una larga tradición y una amplia experiencia de trabajo en el área de los MPS con sus partners de canal de TI y sus clientes, desde pymes hasta grandes empresas, que se han beneficiado y se benefician actualmente de ello.

Una vez establecidas las necesidades de gestión de impresión del cliente final, los proveedores pueden comenzar a trabajar en la optimización de las ventajas de adoptar un enfoque MPS mientras abordan otras necesidades clave, teniendo en cuenta la legislación local vigente en áreas clave como la seguridad y la energía, teniendo que tener en cuenta que los clientes buscarán programas que sean a la vez seguros y ecológicos.

A medida que aumenta el número de pymes que adoptan los MPS, los proveedores también deberían preguntarse cómo pueden hacer que los beneficios resulten más evidentes y necesarios para sus empresas. Quocirca destacó señales alentadoras de que las pequeñas empresas están incrementando su confianza en la adopción de los MPS, y trabajando con los proveedores de canal, los proveedores de servicios pueden garantizar que esta confianza no desaparezca y no deje de ir en aumento.