Verano en las PYMES: ¿caos u oportunidad?

El verano se nos alarga cada vez más y las temperaturas hacen que los empleados cojan sus vacaciones en los meses de julio y/o agosto. Lo que implica que la productividad en las empresas descienda.

Aunque desde hace unos años la mayoría de las PYMES intentan mantenerse activas y hacer turnos de vacaciones para no tener que cerrar. Pero una mala organización hace que aquellos que se quedan trabajando no sean capaces de resolver ciertos problemas y que haya que esperar a que regrese algún compañero.

A día de hoy, un CRM puede registrar todas las conversaciones que se tengan con un cliente (emails, llamadas, reuniones…) o notas privadas y actividades realizadas o pendientes por hacer. Toda esa información queda recogida cronológicamente y está accesible en la ficha del cliente. De tal manera que cualquier empleado puede acceder a tu información y sustituirte en tu período de vacaciones.

Tomás Santoro, emprendedor y fundador de Suma CRM, defiende que “en los 10 últimos años he montado 4 empresas. Con las 2 primeras, Bocetos y Totombola, tengo que reconocer que los primeros años el verano era un caos. Hasta que eso cambió, probé casi todos los CRM del mercado, pero estaban pensados y diseñados para grandes empresas y no se adaptaban a las PYMES como la nuestra así que decidí desarrollar mi propio CRM que cubre nuestras necesidades de pequeña empresa”.

Antes de que existieran los CRM, aquellos que dejaban su puesto de trabajo para disfrutar de sus vacaciones tenían que dejar reportes de su trabajo. Esto suponía que, aunque la empresa no cerrase, los trabajadores dedicaban un par de jornadas para dejar todo listo y pasárselo al compañero; pero con un CRM se facilita este intercambio de tareas.

Santoro explica: “Esta facilidad de intercambiar tareas e información cobra aún más relevancia en el caso de una baja. Normalmente las vacaciones son programadas y, aunque lleva tiempo, nos permite hacer esas reuniones y reportes para los compañeros. Pero cuando hay una baja por una enfermedad inesperada es bastante común acabar con clientes enfadados o desinformados porque los otros miembros del equipo no han hecho lo que el cliente necesitaba o esperaba”.

Los CRM ayudan a aumentar la productividad de una empresa hasta en un 50%. Estos softwares de gestión ayudan a organizar el día a día, pero también a que cualquier persona de la empresa sea capaz de retomar la actividad de otro compañero cuando este se ausenta de su puesto de trabajo por vacaciones o una baja. El CRM ayuda a la optimización de procesos internos y aumenta la capacidad de análisis y gestión. Con esta herramienta los equipos pueden organizarse mejor el trabajo sin que quede ninguna tarea sin hacer; incluso cuando algunos miembros están de vacaciones o de baja médica. Las pymes se han dado cuenta de la importancia de la organización interna y actualmente invierten y apuestan por todo avance que les pueda ayudar en su gestión tanto interna como con clientes.